Contexte : le client est une institution bancaire française dont l'objectif est de soutenir le tissu économique national en favorisant le développement des entreprises françaises. En plus de ses activités de financement et d'investissement, la BPI développe depuis 2015 un service d'accompagnement aux entreprises leur permettant de bénéficier de missions de conseil en partie subventionnée par la BPI et ses partenaires (régions, départements, ministères, etc...).

Dans ce cadre, la Direction du Pilotage et de la Gestion (DPG) de cette activité a notamment pour but d'administrer les fonds reçus et distribués ainsi que d'assurer le bon management de la consommation des enveloppes. En particulier, cette équipe doit présenter à interval régulier des reportings financiers aux partenaires attestant de la consommation (et bonne utilisation) des subventions distribuées.

Problème : la production de ces reportings était jusqu'alors manuelle. En conséquence, le temps de production d'un rapport était conséquent (presque une semaine pour certains cas), et la production de rapports plus détaillés et pertinents était limitée. Qui plus est, ce process, s'il avait été construit au début de l'activité avec de faibles volumes, n'était plus du tout adapté à des volumes plus importants comme c'est désormais le cas.

Solution :

• Création d'un fichier de reporting template sur la base d'automatisations (Power Query et macros) permettant de trier et retraiter la donnée source et de calculer automatiquement la consommation d'une subvention à un instant donné sur la base d'une maquette financière ;

• Création d'un guide utilisateur complet assurant ainsi la bonne transmission et compréhension du fichier ;

• Mise en place de réunions bi-mensuelles ayant pour objectif de cibler les améliorations potentielles du fichier.

Impact :

• Diminution du temps de production des reportings trimestriels pour les partenaires de 80% (1 jour vs. 1 semaine) ;

• Augmentation du nombre de reportings produits.