Contexte : le client est une institution bancaire française dont l'objectif est de soutenir le tissu économique national en favorisant le développement de ses entreprises. En plus de ses activités de financement et d'investissement, la BPI développe depuis 2015 un service d'accompagnement aux entreprises leur permettant de bénéficier de missions de conseil en partie subventionnée par la BPI et ses partenaires (régions, départements, ministères, etc...).

Dans ce cadre, la Direction du Pilotage et de la Gestion (DPG) de cette activité a pour but, en particulier, d'administrer les fonds reçus et distribués ainsi que d'assurer le bon management de la consommation des enveloppes.

Problème : le succès de cette nouvelle activité a été tel qu'il n'a pas permis le développement sain d'outils et de processus efficaces et rigoureux. En particulier, le pilotage des fonds perçus était très artisanal :

• Absence de process clairs, définis et communiqués entre les différentes équipes (DPG, Direction Financière, Développement, Contrôle de Gestion) ;

• Outils non automatisés et non adaptés à la gestion de nombreux flux ;

• Manque de ressources internes pour lancer des projets structurants : fiabilisation des données historiques, recouvrement des subventions non reçues, mise en place d'outils automatisés et user-friendly.

Solution : refonte intégrale du processus de pilotage des subventions, ayant été présenté directement au CODIR :

• Définition de processus clairs et transverses permettant d'appeler rigoureusement les fonds auprès des partenaires (flow-charts, RACI, guides utilisateur) ;

• Design, mise en place et adoption d'outils permettant d'administrer l'activité au quotidien

• Reprise historique des données ;

• Retranscription actionnable des conditions financières administratives liées à la distribution des subventions.

Impact :

• Fiabilisation des données historiques permettant le recouvrement de +20M€ de subventions non reçues ;

• Mise en place de réunions hebdomadaires avec d'autres parties prenantes pour consolider efficacement les informations dans les outils.