PROBLÉMATIQUE CLIENT

Jellysmack utilise différents outils pour suivre les ventes et paiements de ses formations. Beaucoup d'actions manuelles étaient nécessaires pour centraliser les informations dans leur CRM HubSpot : les données n'étaient pas toujours à jour, il pouvait y avoir des erreurs et le travail de centralisation était fastidieux.

SOLUTION RETENUE

Ils utilisaient déjà Zapier pour gérer d'autres petites automatisations, donc nous avons étudié la faisabilité de connecter tous leurs outils via Zapier.

Les outils SaaS à connecter :

• HubSpot

• Podia

• Stripe

• Airtable

• TalentLMS

• Slack

Après avoir correctement cerné tous les besoins, nous avons phasé les automatisations à mettre en place :

1. Gestion des paiements (one-shot + en plusieurs fois) : déplacer et enrichir correctement les transactions HubSpot en fonction des paiements de telle ou telle formation

2. Gestion des remboursements : actualiser les transactions HubSpot dans le cas d'un remboursement + prévenir les équipes

3. Gestion des impayés : mettre à jour les transactions HubSpot dans le cas d'un impayé + prévenir les équipes si plusieurs impayés pour un client + lui couper l'accès aux formations

TIMING & PERSONNES DE LA MISSION

Un freelance no-code ops a travaillé sur cette mission, de la prise des besoins à la réalisation des différentes automatisations. Cela s'est passé pendant quelques jours, durant novembre et décembre 2022 : création des automatisations, tests, ajustement des automatisations selon les retours, documentation de l'ensemble pour que Jellysmack ait les clés en main.