Contexte et Problématique Client : la fondation médico-sociale assurait le portage de repas à plusieurs centaines de personnes âgées en région parisienne, utilisant un logiciel qui n'était plus maintenu et ne répondait plus à 100% de leurs attentes. Pour assurer la continuité du service, il était impératif de trouver un nouveau logiciel de service à la personne capable de gérer efficacement la prise de commande des repas et la livraison.

Solution apportée : en tant qu'AMOA, j'ai piloté le projet en identifiant, évaluant et déployant une nouvelle solution logicielle répondant aux besoins spécifiques de la Fondation et garantissant une transition fluide.

Réalisation :

1. Étude du logiciel existant :

   • Analyse des fonctionnalités et des limitations du logiciel actuel

   • Identification des points critiques à améliorer dans le nouveau système

2. Expression des besoins des utilisateurs (service portage de repas) :

   • Organisation de réunions et d'ateliers avec les utilisateurs clés pour recueillir et formaliser les besoins spécifiques

   • Création d'un cahier des charges détaillé

3. Benchmark des solutions du marché au regard des exigences :

   • Recherche et identification des logiciels de service à la personne disponibles sur le marché

   • Évaluation des solutions par rapport aux exigences définies dans le cahier des charges

4. Analyse comparative des solutions :

   • Réalisation d'une analyse détaillée des fonctionnalités, des coûts, et des avantages/inconvénients de chaque solution

   • Élaboration d'un tableau comparatif pour faciliter la prise de décision

5. Prise de contact avec les éditeurs et organisation des démonstrations et parcours des fonctionnalités :

   • Organisation de démonstrations des logiciels présélectionnés avec les éditeurs

   • Participation des utilisateurs clés aux démonstrations pour évaluer l'ergonomie et les fonctionnalités en conditions réelles

6. Accompagnement au choix d'une solution :

   • Assistance dans la prise de décision finale en fournissant des recommandations basées sur l'analyse comparative et les retours des utilisateurs

   • Validation de la solution choisie par la direction

7. Rédaction des spécifications détaillées pour les évolutions sur mesure :

   • Définition des besoins spécifiques nécessitant des adaptations ou des développements sur mesure

   • Rédaction des spécifications fonctionnelles et techniques pour ces évolutions

8. Pilotage du déploiement et de la migration de données :

   • Planification détaillée du déploiement et de la migration des données de l'ancien système vers le nouveau

   • Supervision des étapes de déploiement, y compris la formation des utilisateurs et les tests de validation

   • Gestion des aspects liés au calendrier, aux coûts, à la qualité et aux risques

Résultats ciblés (projet en cours) :

• Réduction du temps de traitement des commandes de repas grâce à l'automatisation et à l'optimisation des processus

• Nouveau service de prise de commande en ligne offert aux clients

• Amélioration de la satisfaction des agents de la Fondation et des clients

• Diminution des erreurs de livraison et des plaintes des clients, améliorant ainsi la qualité du service

• Adoption par les utilisateurs du nouveau logiciel dans les deux premiers mois suivant le déploiement.

Cette mission permettra à la Fondation médico-sociale de sécuriser son activité, moderniser son système de gestion de portage de repas, assurant ainsi la continuité et l'efficacité du service.