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Embelco Art Shipping

<p>Embelco Art Shipping est une société spécialisée dans la logistique des œuvres d’art. L’entreprise souhaitait <strong>centraliser toute la connaissance</strong> accumulée depuis plus de <strong>75 ans d’existence</strong>.</p><p></p><p>Grâce à Notion, les collaborateurs d’Embelco peuvent facilement consulter et nourrir la base de connaissance.</p><p></p><h1>1. Une base de connaissance avec multiples points d’entrées</h1><p></p><p>L'exercice du métier de transporteur et de logisticien d'œuvres d'art requiert un recours constant à des <strong>connaissances diverses</strong>, adaptées à chaque situation, <strong>pouvant varier en complexité</strong>. Initialement, la base de connaissances était tout à fait <strong>décentralisée</strong>, avec des informations se répétant à plusieurs endroits. L'intention derrière l'adoption de Notion était de permettre un accès aux connaissances <strong>à partir de n'importe quel point d'entrée</strong> <strong>logique</strong>, que ce soit via les services d'Embelco, les types de transport, les pays de destination, et ainsi de suite. Grâce à cette page d'accueil centralisée de la base de connaissances, un collaborateur peut accéder à l'information recherchée <strong>en moins de trois clics</strong>.</p><div class="image-container"><div class="image-row-wrapper"><div class="image-wrapper"><img src="https://cdn.collective.work/cls9a4iuw02cf54fhagsu4t1r.png"><div class="image-overlay"></div></div></div></div><h3>Tadeusz Tombinski, Financial Director &amp; Support Staff:</h3><p>“<em>Notion nous permet de centraliser les informations qui étaient dispersées dans l'entreprise et de les rendre facilement accessibles à nos collaborateurs.”</em></p><p></p><h1>2. Une architecture de base de données intelligente</h1><p></p><p>La base de données à multiple points d’entrées est rendue possible grâce <strong>aux bases de données relationnelles</strong>. Une connaissance (la base de données “Processus”) peut être rattachée à : un service, un pays ou une zone géographique, un type de transport, un statut douanier, etc. Ainsi, depuis n’importe quel point d’entrée logique, un collaborateur peut retrouver l’information qu’il cherche.</p><div class="image-container"><div class="image-row-wrapper"><div class="image-wrapper"><img src="https://cdn.collective.work/cls9a73e602en54fh9xxj5zef.png"><div class="image-overlay"></div></div></div></div><p><em>L’entièreté des bases de données qui composent la base de connaissance.</em></p><p></p><h1>3. Des tableaux de bord et l’utilisation des boutons afin de maintenir un niveau de propreté élevé</h1><p></p><p>En plus de stocker et de recenser toutes les connaissances accumulées, il fallait pouvoir accéder aux éléments de connaissance <strong>facilement</strong>. Pour ce faire, nous avons construit des <strong>tableaux de bord</strong> pour chacun des points d’entrées de la base de connaissance, avec, lorsque c’était nécessaire <strong>des menus de navigation</strong> pour éviter de chercher trop longtemps une information spécifique.</p><p></p><p>Afin d’éviter que les collaborateurs modifient la base de connaissance mais puissent quand même ajouter facilement des contenus, nous avons <strong>verrouillé certaines pages</strong> et y avons ajouté <strong>des boutons</strong> permettant de rajouter des éléments de connaissance.</p><p></p><p>💡 Pour construire cette base de connaissance, il est premièrement indispensable de faire appel à un expert qui est capable de comprendre le business du client. Ensuite, l’expert permet d’attaquer la problématique avec une méthodologie précise, permettant de construire un espace Notion avec des fondations solides, scalable et facile d’utilisation pour les collaborateurs. Enfin, l’expert apporte sa technicité en exploitant au maximum les fonctionnalités les plus poussées de l’outil pour répondre au besoin.</p><div class="image-container"><div class="image-row-wrapper"><div class="image-wrapper"><img src="https://cdn.collective.work/cls9a915d02hh55ed4ziqeibd.png"><div class="image-overlay"></div></div></div></div><h3>Tadeusz Tombinski, Financial Director &amp; Support Staff:</h3><p>“<em>Iris a analysé, structuré et implémenté l'espace Notion de Embelco Art Shipping tout en formant les équipes à son utilisation. Son approche professionnelle, pragmatique et réactive a rendu ce projet très agréable. Iris a fait preuve d'une efficacité redoutable.”</em></p><p></p><h1>4. Responsabilisation de la complétude de la base de connaissance</h1><p></p><p>En assignant chaque élément de connaissance à un collaborateur, les directeurs peuvent s’assurer de la complétude de la base de connaissance. Chaque collaborateur a sur son espace personnel un aperçu des processus dont il est responsable et le statut associé.</p><p></p><p>💡 Un expert permet d’anticiper les éventuelles dérives et propose des solutions afin de limiter le risque de se retrouver avec un espace Notion lourd et inefficace.</p><div class="image-container"><div class="image-row-wrapper"><div class="image-wrapper"><img src="https://cdn.collective.work/cls9accqu02ma55ed4eih73jc.png"><div class="image-overlay"></div></div></div></div><h3>Tadeusz Tombinski, Financial Director &amp; Support Staff:</h3><p><em>"Je recommande Iris à tous mes contacts qui utilisent Notion. Notre espace n'a plus rien à voir avec ce qu'on avait avant. Iris nous a permis de centraliser des informations qui étaient éparpillées à plusieurs endroits et de les présenter de manière ergonomique et intuitive."</em></p>

Notion

Knowledge Management

Création d'une base de connaissance riche et facilement navigable

Villette Makerz

<p>Villette Makerz est un lieu culturel, atelier de fabrication, espace de co-working, ateliers créatifs, lieu de résidence - qui a monté une cohorte de formation sur le sujet de l’économie circulaire.</p><p></p><p>Villette Makerz peut grâce à Notion <strong>gérer la totalité</strong> de la formation, que ce soit le calendrier, les sessions de cours, les fiches projets, la bibliothèque de ressources en commun, etc...</p><p></p><h1>1. Une véritable plateforme de formation en ligne</h1><p></p><p>Tout le nécessaire pour gérer une formation en ligne est présent : le planning, les fiches de sessions, les fiches des projets et exercices, les bases de données des apprenants et des intervenants et la bibliothèque de ressources en commun. Grâce à Notion, <strong>toutes les parties de ce système sont reliées</strong> et permettent par exemple d’une fiche de session de retrouver les ressources en lien, les apprenants présents (via un système de signature de présence), les informations de l’intervenant et les prises de notes durant la session d’apprentissage.</p><div class="image-container"><div class="image-row-wrapper"><div class="image-wrapper"><img src="https://cdn.collective.work/clrvzinq725n95dhma52r9iuu.png"><div class="image-overlay"></div></div></div></div><h3>Samuel, directeur de Villette Makerz:</h3><p><em>"Grâce à Notion et l’accompagnement de Fabrice il nous a été possible de monter tout un système de gestion de formation ultra rapidement et sans connaissances techniques, efficace pour notre gestion du quotidien et d’un grand support pour les apprenants !"</em></p><p></p><h1>2. Une gestion complète du planning et des sessions de cours</h1><p></p><p>Tous les apprenants comme les intervenants peuvent retrouver facilement, avec leurs accès, le planning et les fiches de sessions qui comprennent <strong>toutes les informations nécessaires</strong> pour le bon déroulé de leur formation. Il est facile d’y revenir plus tard pour retrouver un support de cours, une ressource ou des informations en prise de notes. Facile aussi pour Villette Makerz de <strong>suivre les présences</strong> et d’en faire son support de gestion.</p><div class="image-container"><div class="image-row-wrapper"><div class="image-wrapper"><img src="https://cdn.collective.work/clrvzjmg225jz56fuca7tbu1d.png"><div class="image-overlay"></div></div></div></div><h1>3. Une mise en place complète et précise des fiches de sessions avec les liens entre les bases de données</h1><p></p><p>Avant de créer le système sur Notion, nous avons réalisé des ateliers avec l’équipe de Villette Makerz pour <strong>récolter tous les besoins</strong> et imaginer “le système” en amont à construire ensuite par Fabrice. Ce système en place sur Notion permet de facilement naviguer entre des fiches de sessions, les fiches intervenants et apprenants, les éléments de supports de cours et les ressources liées grâce aux <strong>connexions entre les différentes bases de données.</strong> En fin de formation c’est tout le système Notion qui devient une base de connaissance utile pour l’avenir des apprenants.</p><p></p><p>💡 La présence de l’expert Notion permet grâce à son <strong>regard extérieur</strong> et sa posture facilitante de penser le système intelligemment et adapté au besoin avant de se lancer dans sa construction concrète. Cette démarche permet d’anticiper les problèmes, de simuler l’usage en amont et de s’assurer qu’il n’y aura pas de gros problèmes bloquants durant la période de formation et donc, une expérience optimale pour les apprenants.</p><div class="image-container"><div class="image-row-wrapper"><div class="image-wrapper"><img src="https://cdn.collective.work/clrvzk6qm25l656fu18l3c187.png"><div class="image-overlay"></div></div></div></div><h3>Sarah, apprenante:</h3><p><em>"Grâce à la page onboarding, j’ai accédé dès le départ à toutes les explications pour utiliser facilement Notion. En une semaine, c’était facile pour moi de naviguer et d’utiliser la plateforme comme mon espace de connaissance qui me sera même utile après la formation."</em></p><p></p><h1>4. Une relation proche avec l’expert pour adapter la plateforme en temps réel et suivant les besoins</h1><p></p><p>Grâce à l’expert Notion, vous gagnez en <strong>agilité</strong> et en <strong>réactivité</strong> lorsqu’il s’agit de faire évoluer rapidement et parfois dans l’urgence le système. En mettant en place un <strong>“espace support”</strong> sur votre plateforme, vous faites remonter les retours des utilisateurs et l’expert sait exactement ce qu’il doit ajuster et sans risquer “de tout casser”.</p><p></p><p>💡 La proximité d’un expert Notion permet de dérisquer au maximum la gestion quotidienne et de vous assurer de toujours proposer l’expérience optimale à vos utilisateurs.</p><div class="image-container"><div class="image-row-wrapper"><div class="image-wrapper"><img src="https://cdn.collective.work/clrvzl0nx25m556fu9bcodbk4.png"><div class="image-overlay"></div></div></div></div><h3>Emma, intervenante:</h3><p><em>"Je suis déjà intervenue dans beaucoup de formations en ligne mais jamais avec un outil aussi performant et facile d’utilisation pour gérer mes sessions et partager mes ressources. J’ai même parfois l’impression d’être moi aussi apprenante en naviguant sur la plateforme et en découvrant tous les contenus présents et en accès facile."</em></p>

Création d'une plateforme de formation en ligne

Lifen

<p>Lifen est une scale-up française dans la santé - qui cherchait une structure pour organiser le contenu créé par ses 30 équipes.</p><p></p><p>Grâce à des <strong>pages d’équipes Notion</strong>, Lifen peut : </p><ul><li><p>Gérer et mettre à jour les contenus</p></li><li><p>Partager des informations importantes au reste de l’entreprise</p></li><li><p>Assurer la confidentialité de certains documents</p></li></ul><p></p><h1>1. Un template de page d’équipe sur-mesure</h1><p></p><p>Après avoir parlé à différentes équipes pour comprendre ce qui fonctionne et quels sont les problèmes récurrents (organisation, mise à jour, confidentialité etc.), nous avons créé un <strong>template</strong> adapté et inspiré des meilleures pratiques du secteur que chaque équipe a pu utiliser pour organiser sa page. Antoine a d’abord accompagné les <strong>équipes pilotes</strong> puis conduit la <strong>généralisation</strong> à l’ensemble de l’entreprise : 30 équipes / 170 collaborateurs.</p><div class="image-container"><div class="image-row-wrapper"><div class="image-wrapper"><img src="https://cdn.collective.work/clrvy9ojj23p456fu4wuzao8d.png"><div class="image-overlay"></div></div></div></div><p><em>Page Notion de l’équipe RH</em></p><p></p><h1>2. Gestion centralisée des documents</h1><p></p><p>Organiser les documents (+500) dans une base de données permet une gestion centralisée et beaucoup plus rigoureuse, notamment pour leur mise à jour. Ainsi, chaque page a <strong>1 statut et 1 owner</strong> responsable de la <strong>mettre à jour</strong> et les utilisateurs savent quels contenus consommer.</p><div class="image-container"><div class="image-row-wrapper"><div class="image-wrapper"><img src="https://cdn.collective.work/clrvyf855242j5dhm1qys26eg.png"><div class="image-overlay"></div></div></div></div><p><em>Base de données des politiques RH de l’entreprise</em></p><p></p><h1>3. Présentation de l’équipe et de ses canaux de communication</h1><p></p><p>Durant l’audit, nous avons découvert des <strong>questions récurrentes</strong>, notamment sur Slack, concernant les membres des équipes: qui fait quoi, qui est responsable de tel sujet, mettre un visage sur un nom. De la même manière, beaucoup se demandaient comment contacter une équipe en fonction de la nature de la requête.</p><p></p><p>Nous avons donc partager cette information sur Notion de manière <strong>asynchrone</strong> et donc beaucoup plus adaptée. Ainsi ont été ajouté au template les onglets:</p><ul><li><p><em>People</em>, une <strong>base de données</strong> des 170 collaborateurs, filtrée par équipe avec photo, titre, coordonnées et responsabilités (screen ci-dessous)</p></li><li><p><em>Communication guidelines</em>, présentant les canaux de communication de l'équipe et les règles pour la contacter (visible sur le premier screen)</p></li></ul><p></p><p></p><p>⚡ La base de donnée <em>People</em> a été <strong>synchronisée via Make </strong>à l’outil SIRH de Lifen pour être mise à jour automatiquement en fonction des arrivées, promotions et départs.</p><div class="image-container"><div class="image-row-wrapper"><div class="image-wrapper"><img src="https://cdn.collective.work/clrvyhuz424625dhm3479ceb2.png"><div class="image-overlay"></div></div></div></div><p><em>Onglet "People" sur la page de l’équipe RH</em></p><h3></h3><p></p><h1>4. Confidentialité des contenus internes</h1><p></p><p>Une page d’équipe rassemble des contenus destinés à tous (ex: les politiques RH) comme des contenus internes voire confidentiels (ex: 1:1 meeting notes). Grâce aux groupes de permissions, au design du template et à des <strong>guides dédiés</strong> écrit par Antoine (parmi +100), nous avons mis en place un système qui s’adapte au <strong>niveau de confidentialité</strong> de chaque document.</p><div class="image-container"><div class="image-row-wrapper"><div class="image-wrapper"><img src="https://cdn.collective.work/clrvyjrwp244g56fue45d9i51.png"><div class="image-overlay"></div></div></div></div><p><em>Guide “Comment partager un contenu uniquement à son équipe”</em></p>

Make

Refonte de 30 pages d'équipes Notion

<p>Blocs, c'est le collectif d'experts en construction d'espace Notion &amp; knowledge management.</p><p></p><p>Nous avons tous mené l'implémentation ou le développement de Notion dans plusieurs entreprises et mettons nos expertises en commun au service des petites &amp; moyennes entreprises et scale-ups!</p><p></p><p></p>

Expert Notion & consultant opérations

Expert Notion & consultant direction

Consultante Notion

Compréhension des besoins, définition des objectifs et recommandations (best practices).

Audit

Design de l'architecture, création de bases de données, templates, tableaux de bords. 

Construction d'espaces Notion

Conseil en gestion de la connaissance : tri, mise à jour, ownership, recherche.

Automatisations à l'intérieur de Notion et avec les autres outils de votre stack via Make (GSuite, Slack, SIRH, JIRA etc.)

Automatisations avec Notion

Accompagnement des équipes dans le changement, rédaction de guides, training sur des fonctionnalités spécifiques.

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