💡 Le contexte

Solvay Lifelong Learning est une école belge proposant divers cours, programmes et formations dédiée aux professionnels.

Solvay nous a contacté pour le développement d’une plateforme de facturation collaborative à usage interne. L'équipe utilisait un fichier Excel pour générer les factures et suivre les paiements.

❌ Les défis

• Processus très manuel dans un Excel partagé

• Personnes non sensibles aux règles de comptabilité (erreurs très fréquentes). En effet, les personnes chargées de la facturation s’occupent de la vente des programmes.

• Copier-coller très fréquents à partir de leur outil CRM

• Différentes habitudes au sein de l’équipe

• Réconciliation des paiements manuelle une fois toutes les 2 semaines

• Collaboration en temps réel impossible

🖥 La solution 

• Connexion du CRM à la solution

• Centralisation des données

• Automatisation des taux de TVA, des notes obligatoires

• Vérification automatique de la TVA

• Génération automatique des documents

• Réconciliation automatique journalière des paiements via des fichiers coda

• Envoi de rappels internes

• Récupération des données de facturation via formulaire

• Portail externe pour les clients

• Portail avec droits et accès différents en fonction du rôle de la personne

✅ Les bénéfices

• Gain de temps

• Minimisation des erreurs

• Suivi des factures personnalisé grâce à l’espace personnel

• Meilleure visibilité de ce qui reste à facturer, ce qui a été payé et ce qui est en retard (par programme, au total)

• Meilleure sécurité : impossible de supprimer des informations par hasard

• Collaboration en temps réel