💡 Le contexte

Astorg est une société mondiale de capital-investissement qui gère 21 milliards d'euros d'actifs. Avec des bureaux à Londres, Paris, New York, Milan, Francfort et Luxembourg, l'équipe d'investissement d'Astorg est composée de 70 professionnels.

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Pour réaliser 4 à 5 opérations de rachat d'entreprise par an, Astorg doit assurer la signature de plus d'une dizaine de documents juridiques chaque semaine avec les entreprises investiguées. Un processus de travail qui peut rapidement devenir lourd et chronophage.

❌ Les défis

Astorg avait fait appel à une agence de développement web et développé un logiciel sur-mesure avec de nombreuses fonctionnalités pour couvrir tous leurs besoins. Malheureusement, cet outil est rapidement devenu une usine à gaz : logiciel trop lourd, expérience utilisateur médiocre, difficulté à maintenir dans le temps, connexion insuffisante avec les autres outils utilisés ...

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Cette solution développée from scratch n'a pas fait l'unanimité en interne et les utilisateurs ont progressivement déserté le logiciel déployé. Astorg a alors décidé de faire appel à Airmasters pour déployer une solution plus simple avec l'utilisation exclusive d'outils nocode. Une approche radicalement différente, basé sur un audit avancé de l'entreprise pour mieux comprendre ses besoins et les attentes de ses collaborateurs.

🌟 Les objectifs

• Collecter simplement les besoins en matière de documents juridiques

• Suivre efficacement le traitement des documents juridiques

• Collaborer sur la création et la modification des documents juridiques

• Concevoir un processus de validation entre différentes parties prenantes, avec des règles et rôles définis

• Envoyer automatiquement des documents aux parties internes et externes pour collecter leur signature électronique

  

✅ Les bénéfices

Une gestion automatisée des documents. Pour Astorg, l'automatisation complète du processus de gestion des documents, depuis la demande par l'utilisateur jusqu'à la récolte de la signature électronique, représente plus d'une dizaine d'heures économisée chaque mois.

Un suivi plus fluide des demandes. Le portail interne a permis de rendre l'information accessible plus rapidement et le suivi des nouvelles demandes se fait désormais en temps réel. Les équipes Deal peuvent désormais se concentrer sur ce qui est essentiel à la croissance de leur portefeuille.

Une collaboration facilitée entre les membres. L'implémentation d'outils collaboratifs permet de faciliter les échanges entre les équipes et de réduire le nombre d'emails à traiter au quotidien. Les notifications automatiques assurent une meilleure diffusion de l'information.