💡 Le contexte

La Société d’Aide à la Formation et à l’Expertise (SAFE) propose des formations, des expertises et le suivi des entreprises dans les domaines liés à la qualité, l’environnement, la sûreté, la santé et la sécurité au travail.

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SAFE nous a contacté pour le développement d'une app mobile pour un usage interne (opérations) et externe (pour ses formateurs) dans le cadre de la gestion de ses formations et formateurs.

❌ Les défis

1. Des formations certifiantes - beaucoup de paperasse !

‍SAFE Formations faisait face à un ensemble complexe de dfis qui rendaient leur gestion des formations fastidieuse et sujette à pas mal d’erreurs. L'entreprise compte plus de 200 formateurs répartis dans toute la France et organise plus de 20 formations chaque mois. En plus, pour nous simplifier la vie, SAFE propose des formations certifiantes, ce qui signifie qu'ils doivent gérer une quantité impressionnante de paperasse. Pour chaque formation, ils doivent rédiger, envoyer, signer et faire signer plus de 10 documents. Cette charge administrative pesante ralentis considérablement leur capacité à se concentrer sur la qualité de leurs formations.

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2. Beaucoup de formateurs à gérer - et à assigner à chaque formation

‍Un au, la gestion des disponibilités des formateurs s'effectuait via un Google Sheet partagé. Cette approche manuelle rendait la coordination complexe et susceptible d'erreurs.

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3. Enormément de cas particuliers, notamment à cause de sous-traitance liées à d’autres organismes de formation.

‍En tant que sous-traitant pour d'autres organismes de formation, SAFE Formations doit chaque dossier de manière différente. Quand Safe ne traite pas en direct avec le client, les documents et les formateurs doivent opérer différemment.

🌟 Les objectifs

• Centraliser la gestion des formations en interne : L'entreprise cherchait à regrouper toutes les informations relatives aux formations, aux formateurs et aux documents au sein d'un seul outil pour améliorer la visibilité et la cohérence.

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• Offrir un outil accessible aux formateurs depuis le terrain : SAFE Formations souhaitait mettre à la disposition de ses formateurs un outil convivial qui faciliterait la gestion de leurs missions sur le terrain et l'accès aux informations essentielles.

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• Automatiser l'assignation des formateurs aux formations : L'entreprise visait à rendre le processus d'assignation des formateurs plus efficace en tenant compte de critères tels que la spécialité enseignée, le matériel nécessaire et la localisation.

✅ Les bénéfices

• Airtable comme base de données relationnelle : Airtable est devenu le pilier central du processus de gestion. Il a permis de stocker et organiser toutes les informations liées aux formations, aux formateurs et aux documents. Cela a offert à SAFE Formations une visibilité en temps réel sur toutes leurs opérations.

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• Make pour l'algorithme de matching et la génération de documents : Avec Make, Airmasters.io a développé un algorithme de matching sur mesure qui assigne automatiquement les formateurs disponibles aux formations. L'algorithme prend en compte une variété de critères, y compris la spécialité enseignée, le matériel requis et la localisation. De plus, Make a été utilisé pour automatiser la génération de tous les documents nécessaires, réduisant ainsi la paperasse fastidieuse.

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• Glide pour l'interface de gestion et l'outil terrain pour les formateurs : L'interface utilisateur conviviale a été créée avec Glide, offrant aux équipes de SAFE Formations un accès facile à toutes les informations nécessaires pour gérer les formations en interne. De plus, les formateurs sur le terrain disposaient d'un outil mobile qui leur permettait de consulter rapidement leur emploi du temps, de mettre à jour les informations sur les formations et de signaler les problèmes en temps réel.

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Grâce à l'automatisation des processus administratifs, SAFE Formations a économisé plus de 20 heures de travail par semaine. Cela a libéré du temps pour se concentrer sur la qualité des formations, l'amélioration des contenus et l'expérience des formateurs et des participants.

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De plus, la coordination des formateurs a été considérablement simplifiée grâce à l'assignation automatique basée sur des critères de matching. Cela a permis à SAFE Formations de gagner en réactivité, d'optimiser l'utilisation de ses ressources et d'assurer que chaque formation soit gérée de manière efficace et professionnelle.